Cómo funciona el
módulo de Ventas
El módulo de Ventas es donde se administra la venta: el cobro de la reserva, los documentos, las aprobaciones y los plazos. Está pensado para acompañar todo el proceso de venta, desde la reserva hasta la firma de la escritura, pero esta guía se enfoca en el proceso de reserva — las siguientes etapas se irán agregando a medida que estén disponibles.
1 Antes de empezar
La configuración es por proyecto y se hace una sola vez. Sin ella se puede crear una reserva, pero no cobrarla.
Hasta dónde llega el módulo hoy
Ventas está pensado para administrar la venta completa. Por ahora solo la reserva tiene proceso propio:
| Etapa | En el módulo | Qué significa |
|---|---|---|
| Reserva | Disponible | Todo lo de esta guía: creación, aprobaciones, cobro, plazos, documentos y confirmación. |
| Promesa | En desarrollo | Se puede marcar que una venta pasó a promesa. Sin pasos ni documentos propios todavía: el seguimiento sigue en el tablero. |
| Escritura | En desarrollo | Se puede marcar que una venta pasó a escritura. Sin pasos ni documentos propios todavía: el seguimiento sigue en el tablero. |
| Entrega | Más adelante | En el tablero: Entrega pendiente y luego Completado. |
Para Promesa y Escritura, mientras no tengan proceso propio, igual se puede dejar registro: mueve la negociación manualmente en el tablero a la etapa que corresponde, y edita la Etapa de la venta a Reserva, Promesa o Escritura.
Lo que hay que configurar
Las dos cosas están en Proyectos → el proyecto → Configuración → pestaña Proyecto, y las carga quien tiene permiso de configuración del proyecto.
| Qué | Para qué |
|---|---|
| Política de reserva | Los días de vigencia para pagar y el monto de reserva del proyecto. |
| Datos de pago | La cuenta bancaria que se le manda al cliente para que transfiera. |
Política de reserva
Días de vigencia para el pago y monto de reserva por defecto para las cotizaciones de este proyecto.
- 1Vigencia (días)El plazo que tiene el cliente para transferir, contado desde que se le envían los datos de pago. Si el proyecto no lo tiene configurado, MOME asume 5 días.
- 2Monto de reservaQueda como valor por defecto en las cotizaciones del proyecto, incluidas las que genera el sitio web.
- 3Los dos son obligatoriosUna vez configurados no se pueden dejar en blanco: el monto alimenta las cotizaciones y quedarían sin valor por defecto.
Datos de pago
Conviene cargarlos antes de la primera reserva: los campos vacíos salen como «—» en el mensaje al cliente.
| Campo en Configuración | Cómo llega al cliente | Ejemplo |
|---|---|---|
| Titular de la cuenta | Titular | Inmobiliaria Aurora SpA |
| RUT | RUT | 76.543.210-9 |
| Banco + Tipo de cuenta | Banco | Banco de Chile · Cuenta corriente |
| Número de cuenta | N° de cuenta | 001-234567-89 |
| Email para recibos | Email comprobantes | pagos@aurora.cl |
2 Cómo funciona una reserva
Seis pasos, un responsable en cada uno, y un solo hecho que hace avanzar al siguiente.
El jefe de ventas revisa con qué condiciones se armó el negocio: cotización, precio de lista, descuento, valor final y forma de pago.
Aprobada la reserva, se le pide al cliente que pague: el ejecutivo le envía los datos de transferencia y el monto.
El cliente transfiere y el ejecutivo carga el comprobante. Es el único paso con reloj: las condiciones del negocio quedaron fijadas, y el plazo es hasta cuándo se mantienen.
Se revisa que el monto cuadre y que el respaldo corresponda a esta operación.
Se formaliza por escrito lo que hasta aquí era conversación: qué unidad, a qué precio, con qué forma de pago y en qué plazos.
Hasta que el documento firmado no está guardado, la operación no está respaldada.
Documento firmado guardado y unidad reservada.
3 Jefe de ventas no requiere aprobación
Hay proyectos con jefe de ventas y ejecutivos, y proyectos donde el jefe de ventas hace todo. El módulo funciona igual en los dos casos: no hay un ajuste que cambiar, solo cambia cuántas aprobaciones ves.
Jefe de ventas + ejecutivo
El ejecutivo lleva la reserva; el jefe de ventas aprueba dos veces.
- EJCrea la reserva
- JVAprueba la reserva
- EJEnvía los datos de pago
- CLEl cliente transfiere; el ejecutivo carga el comprobante
- JVAprueba el pago
- EJEnvía la oferta y carga la firmada
Solo el jefe de ventas
Lleva la reserva completa. Las dos aprobaciones se resuelven solas.
- JVCrea la reserva
- ✓Aprobación de la reservaautomática
- JVEnvía los datos de pago
- CLEl cliente transfiere; el JV carga el comprobante
- ✓Aprobación del pagoautomática
- JVEnvía la oferta y carga la firmada
La excepción: aprobar el pago de otra persona
El jefe de ventas también puede meter mano en la reserva de un ejecutivo — por ejemplo, cubrirlo y cargar el comprobante de pago en su nombre. Pero esa acción puntual no arrastra la aprobación: como la reserva sigue sin ser suya, el pago igual queda pendiente y alguien con permiso de aprobación tiene que resolverlo.
Crear la reserva
Se aprueba sola siempre que tengas permiso para aprobar. No importa de quién sea.
Aprobar el pago
Se aprueba sola solo si la reserva es tuya. Si registras el pago de la reserva de un ejecutivo, queda pendiente y hay que resolverla en Solicitudes.
4 Crear una reserva
Hay dos puertas de entrada, y las dos terminan en el mismo asistente.
Las dos formas de entrar
- Desde Ventas → Nueva reserva — parte en blanco: eliges el cliente y luego su cotización dentro del propio asistente.
- Desde una cotización, con Crear reserva — el asistente arranca con el cliente y la cotización ya pre-cargados, así que empieza directo en los datos y el precio.
Lo que se necesita
- Un cliente en el CRM — se busca por nombre o RUT. Si no existe, se crea desde el flujo de cotización.
- Una cotización de menos de 30 días — pasado ese plazo sus precios y su UF ya no representan el negocio de hoy, y hay que generar una nueva.
- La unidad disponible — en estado disponible en el inventario y sin otra reserva activa encima.
- Las condiciones del proyecto cargadas — monto de reserva, plazo de vigencia y datos de transferencia. Se configuran una vez.
La reserva no se escribe de cero: se arma desde la cotización y hereda su unidad, su precio, su descuento y su forma de pago. Por eso el número que aprueba el jefe de ventas es exactamente el que se le cotizó al cliente.
| Si algo falla | Qué hacer |
|---|---|
| La cotización ya no está vigente | Generar una nueva y reservar sobre ella. |
| La unidad no está disponible | Revisar el inventario. Si el estado quedó mal, corregirlo antes de reintentar. |
| La unidad ya tiene una reserva activa | Otra persona alcanzó a reservarla. Hay que cotizar otra unidad, o esperar a que esa reserva se cancele o venza. |
El proceso de creación
| Paso | Qué haces |
|---|---|
| 1Cliente | Seleccionar el cliente para la venta. |
| 2Cotización | Seleccionar la cotización a partir de la cual se generará la venta. |
| 3Datos y precio | Validar que los datos de la cotización sean los correctos. |
| 4Condiciones de pago | Validar la simulación de pago y monto de la reserva. |
| 5Validación JV | Confirmación final antes de enviar la solicitud al jefe de ventas (si aplica). |
Los pasos 3 y 4 son de solo lectura: muestran el precio, el descuento y la forma de pago tal como quedaron en la cotización, sin poder editarlos desde ahí. Lo que aprueba el jefe de ventas es exactamente lo que se le cotizó al cliente, no una versión nueva.
La pantalla final
Al confirmar, la pantalla de cierre dice en qué estado quedó la reserva, con qué número quedó identificada y cuál es el siguiente paso:
¡Reserva generada!
La reserva de la unidad Depto 402 quedó creada y enviada al jefe de venta. Queda pendiente de su aprobación para continuar.
- 1N° de reservaEl identificador de la reserva, el mismo que aparece en el listado y en las solicitudes.
- 2Si la creaste como jefe de ventasLa aprobación se resolvió sola: el estado queda en «Reserva creada» y el siguiente paso es enviar los datos de pago.
5 Seguimiento de las reservas
La pestaña Ventas lista todas las reservas del proyecto, una por fila, y responde una sola pregunta: cuál necesita algo de mí hoy.
| Cliente | Unidad | Ejecutivo | Monto (UF) | ID Cotización | Etapa | Estado | Acción requerida | Días en etapa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Camila Rojas17.845.221-K | Depto 402 | Claudio Vera | 3.050 | EA-AUR-SV-000204 | Reserva |
Esperando pago
|
Cargar comprobante de pago | Crítico d-1 ⚠ |
Estados y colores
Nadie mueve una reserva de estado a mano: cambia solo cuando ocurre el hecho que le corresponde, y cada cambio queda firmado con autor y hora. Los nombres describen el hito alcanzado, no la tarea pendiente — eso lo dice la columna Acción requerida. El punto de color de cada fila resume de un vistazo en qué cancha está la pelota:
| Estado | Qué significa | Le toca a | Avance | |
|---|---|---|---|---|
| Reserva creada | Enviada, esperando la aprobación del jefe de ventas. | Jefe de ventas | 14% | |
| Reserva aprobada | Hay que enviar los datos de transferencia. | Ejecutivo | 29% | |
| Esperando pago | Datos enviados. Aquí corre la vigencia. | Cliente | 43% | |
| En aprobación del pago | Comprobante cargado, esperando validación. | Jefe de ventas | 57% | |
| Envío de la oferta de compra | Pago aprobado. Toca generar y enviar la carta. | Ejecutivo | 71% | |
| Esperando oferta firmada | Falta que el cliente firme y devuelva. | Cliente | 86% | |
| Reserva confirmada | Oferta firmada cargada y unidad reservada. | — | 100% | |
| Reserva vencida | Se acabó el plazo sin comprobante. | Ejecutivo | 43% | |
| Reserva cancelada | La unidad quedó liberada. | — | sin barra |
El panel lateral
Al hacer clic en una fila se abre un panel a la derecha con el detalle de esa venta: en qué estado está y cuál es la próxima acción para avanzar la reserva, según qué tan lejos vaya en el recorrido. Siempre con la misma estructura: de quién es el turno, dos líneas de explicación y el botón que corresponde.
Carga el comprobante apenas el cliente transfiera. Mientras tanto puedes recordarle, extender la vigencia o cargar más documentos en la ficha completa de la venta.
Esperando aprobación. Enviaste esta reserva a aprobación del jefe de venta, te avisaremos cuando la apruebe o la devuelva.
- ←Te toca a tiEtiqueta rosada y botón principal que ejecuta el paso.
- →Le toca al jefe de ventasEtiqueta morada y sin botón principal. Lo único disponible es cancelar.
- ✓Ver ficha completaEl expediente entero: progreso, pagos, documentos y bitácora con cada movimiento y su autor.
Prioridades de hoy
Arriba de la tabla, MOME IA destaca sola las ventas que conviene revisar con más urgencia — porque dependen de una acción tuya para avanzar, o porque se acercan a su vencimiento. Primero las vencidas, después las pasadas de fecha, las críticas, y al final las que esperan algo tuyo sin apuro de plazo. También aparecen las devueltas con observaciones y las que llevan días esperando la firma.
Se cumplió el plazo sin comprobante. Reactiva o cierra y libera la unidad.
Queda menos de un día de vigencia y todavía no hay comprobante.
Reserva aprobada. Envía los datos de pago al cliente.
La barra de KPIs
- UF en venta — la suma de las reservas vivas. Se compara contra las UF vivas al cierre del mes pasado, no contra lo que entró este mes.
- Ventas activas — cuántas reservas están vivas. El "+N este mes" son las que nacieron este mes y siguen vivas.
- En riesgo — reservas esperando pago con 3 días o menos, incluidas las ya pasadas de fecha.
- Ciclo promedio — días desde que se crea hasta que se confirma. Vacío si aún no hay confirmadas.
- Recaudado del mes — UF de las reservas confirmadas este mes.
- Solicitudes pendientes — las que esperan al jefe de ventas, sumando las dos aprobaciones.
Las cifras se calculan sobre lo que puedes ver: un ejecutivo ve las suyas, un jefe de ventas las de todo el proyecto. Si dos pantallas no coinciden, casi siempre es eso.
En el tablero del CRM
Al crearse la reserva, la negociación pasa a Reserva pendiente y se queda ahí mientras dura todo el proceso. Su tarjeta muestra el avance de la reserva, y al pasar el mouse se despliegan los siete hitos:
- 1Siete hitosVencida y cancelada no aparecen: son salidas, no hitos.
- 2La negociación se mueve solaAl llegar al 100% (Reserva confirmada), pasa automáticamente a Promesa pendiente. Cancelada o vencida → cancelado. Rechazada por el JV → vuelve a la etapa que tenía antes.
- 3Cancelada no muestra barraLa tarjeta vuelve a verse como cualquier otra negociación.
6 El pago de la reserva
El ejecutivo le envía al cliente los datos de transferencia y el monto, ambos definidos en la configuración del proyecto. Desde ese envío corre la vigencia.
Enviar los datos de transferencia
Datos de transferencia
- 1Enviar datos de pago al clienteAbre el mensaje ya redactado. Al confirmar se envía y la reserva avanza.
- 2CopiarCopia el mismo texto por si lo mandas por otro medio. Después pregunta si lo enviaste; solo al confirmar avanza.
- 3En los dos casos empieza a correr la vigenciaEl plazo configurado empieza cuando la reserva avanza, no cuando el cliente lee el mensaje.
La vigencia del pago de la reserva
Empieza a correr al enviar los datos, no antes, y se detiene al cargar el comprobante, no al aprobarlo.
Si el cliente necesita más tiempo, extender el plazo por 3, 7 o 15 días con un motivo escrito. La reserva no cambia de estado: solo se corre la fecha.
Desde ahí quedan dos caminos:
Plazo nuevo de 3, 7 o 15 días y vuelve a Esperando pago. El plazo empieza a correr desde hoy.
Cierra la reserva. Sin vuelta atrás, por eso pide confirmación.
Registrar el comprobante
Admite más de una transferencia: no siempre se paga de una vez ni desde una sola cuenta.
Adjunta el o los comprobantes de la transferencia.
- 1Nada se sube hasta confirmarLos archivos viajan al apretar "Registrar pago". Si cierras antes, no queda nada dando vueltas.
- 2Varias transferencias, un solo pagoCada una con su monto, fecha y comprobante. La suma es lo que revisa el jefe de ventas.
- 3Acá la unidad pasa a "reservada"Es el momento en que cambia de estado en el inventario, no antes.
- 4Y se detiene la vigenciaLa pelota pasa al jefe de ventas.
7 Solicitudes de aprobación
Toda solicitud que requiere aprobación del jefe de ventas se registra en esta sección. El flujo de reserva considera dos tipos de solicitudes.
El globo es la cantidad pendiente. Además, cada solicitud nueva le llega por correo al jefe de ventas del proyecto, con enlace directo.
| Tipo | Cuándo se genera | Qué se revisa |
|---|---|---|
| Validación comercial previa | Al crear la reserva. | Precio de lista, descuento y valor final de venta. |
| Revisión de comprobante de pago | Al cargar el comprobante. | Los comprobantes adjuntos y que el monto cuadre. |
Camila Rojas
- 1Contexto para decidirLa de reserva muestra el desglose de precio; la de pago, los comprobantes listos para abrir.
- 2El rechazo pide motivoEl comentario es obligatorio y queda en el expediente.
- 3Debajo, el historial"Todas las solicitudes" lista pendientes y resueltas, con quién resolvió cada una.
Rechazar no significa lo mismo en las dos puertas
Definitivo. La reserva se cancela, la unidad se libera y la negociación vuelve a la etapa que tenía antes de reservar.
La reserva no retrocede ni se cancela: queda esperando que el ejecutivo responda.
Qué ve el ejecutivo
Entra a la misma pestaña en modo seguimiento: ve las suyas, no las del equipo, y no tiene botones de aprobar. Ahí encuentra lo que está en revisión y lo que le devolvieron con observaciones, con el hilo de comentarios para responder.
8 Cerrar la reserva
Al aprobar el pago de la reserva quedan dos pasos: mandar el documento para la firma del cliente, a nombre de la inmobiliaria, y guardarlo firmado.
Generar y enviar la oferta
Enviar oferta de compra genera el PDF con los datos reales de la operación —comprador y RUT, unidad y proyecto, precio total en UF, forma de pago, monto pagado y plazo para firmar la promesa— y lo deja adjunto, listo para descargar y enviar.
Cargar la oferta firmada
Se arrastra o se elige desde el panel lateral. PDF, JPG, PNG o WEBP, hasta 10 MB. Al confirmar, la reserva pasa a Reserva confirmada.
Después de confirmar: "Iniciar promesa"
Una reserva confirmada no tiene más pasos. Lo único que ofrece su panel es Iniciar promesa, que deja registrado que la venta pasó a la etapa siguiente. El chip de Etapa cambia de "Reserva" a "Promesa" y el panel lo dice:
Esta venta ya pasó a la etapa de promesa. El proceso de promesa todavía no está disponible en el módulo — el seguimiento continúa en el tablero del CRM.
- 1Es una marca, no un procesoNo abre pasos, no pide documentos ni genera aprobaciones.
- 2La columna Estado queda en "—"Los nueve estados pertenecen a la etapa Reserva; mostrar el último sería mentir.
- 3De ahí en adelante, el tableroLa promesa se sigue en el CRM, en Promesa pendiente.
9 Detalle de la venta
Los documentos
Repositorio de archivos asociados a la venta.
- Pendiente — cargado y sin validar. En una carta de oferta sin firmar dice Por firmar.
- Aprobado — revisado y aceptado.
- Reemplazado — llegó una versión posterior. Es lo que le pasa a la oferta sin firmar cuando cargas la firmada: no se borra, se marca.
Con + Subir puedes agregar otros documentos entre la aprobación de la reserva y la confirmación — cédula, mandato, términos u otro respaldo. Antes de que el jefe de ventas apruebe, y una vez cancelada, el botón queda deshabilitado y dice por qué.
10 Cancelar y liberar la unidad
Una reserva puede terminar de varias maneras y cada una deja las cosas en un lugar distinto. Esta tabla responde "¿y qué pasó con la unidad?".
| Qué pasó | La reserva | La unidad | La negociación en el CRM |
|---|---|---|---|
| Se creó | Viva desde el paso 1. | Ya no admite otra reserva. | Pasa a Reserva pendiente. |
| Se registró el pago | Va a revisión del jefe de ventas. | Cambia a Reservada en el inventario. | Sigue en Reserva pendiente. |
| El JV rechazó la reserva | Cancelada. | Liberada. | Vuelve a la etapa anterior. No se cancela. |
| Se cumplió el plazo | Vencida. Se puede reactivar. | Sigue tomada por la reserva. | Se cancela — y vuelve a Reserva pendiente si reactivas. |
| Se canceló | Cancelada. Sin vuelta atrás. | Liberada. Se puede cotizar de nuevo. | Se cancela. |
| Se confirmó | Confirmada. | Queda Reservada. | Pasa a Promesa pendiente. |
Y una aclaración que vale plata: cuando el jefe de ventas devuelve un comprobante con observaciones, la reserva no se cancela, no retrocede y la unidad no se libera. Lo único que cancela una reserva es una cancelación explícita o el rechazo al crearla.
11 Quién puede hacer qué
Tres roles participan del módulo. La diferencia práctica entre ellos es quién puede aprobar.
| Ejecutivo comercial | Jefe de ventas | Gerente comercial | |
|---|---|---|---|
| Ver reservas | Solo las suyas | Todas | Todas |
| Crear reservas | Sí | Sí | Sí |
| Aprobar reservas y pagos | No | Sí | Sí |
| Cancelar reservas | Sí | Sí | Sí |
| Extender la vigencia | Sí | Sí | Sí |
| Aprobación automática al operar | No | Sí | Sí |
Cada reserva tiene un dueño
Quien la crea queda como su ejecutivo responsable. Solo esa persona, y los jefes de ventas y gerentes del proyecto, puede abrirla o moverla.
Los permisos son por proyecto
Ser jefe de ventas en un proyecto no da acceso a las reservas de otro.